En diversas ocasiones podemos llegar a necesitar que una persona desconocida nos envíe un archivo a través de Google Drive. Pero las opciones básicas de acceso a este espacio virtual de almacenamiento de archivos presentan varias dificultades para poder hacerlo. ¿La solución? Combinar el uso del Drive con formularios.
Si usamos normalmente Drive y queremos que usuarios anónimos puedan cargar archivos allí, corremos con un riesgo y una dificultad. Por un lado la opción es armar una carpeta pública y que todos depositen los archivos ahí. Eso conlleva el peligro de que alguien borre otros archivos ya que todos los usuarios con permiso de acceso pueden ver la totalidad de lo cargado. Por otro lado, esta opción requiere que todos tengan una cuenta de Gmail y la invitación expresa por el propietario de la carpeta compartida para que lo haga.
Pero supongamos que lo que se necesita es un sistema online de recepción de curriculums para una oferta laboral. O un docente necesite una forma de que sus estudiantes le envíen trabajos prácticos. ¿Cómo hacer?
La respuesta está en la combinación de Google Forms (sistema de producción de formularios online) con Drive mediante el uso de Google Apps Script. El resultado final es algo así:
Al cargar un archivo, éste se mostrará en una carpeta específica en Google Drive y no se necesita tener una cuenta de Google para subir archivos. Funciona también en dispositivos móviles.
¿Qué pasos hay que seguir?
– Hacer una copia del Script en tu Drive (link). Para esto hay que cliquear en Archivo/Hacer una copia…(File/Make a copy…). Ahí lo guarda automáticamente en Drive y hay que ingresar desde ahí y aceptar el permiso de vinculación entre él y los scripts de Google.
– Este es un formulario con campos de texto, un seleccionador de archivo y un botón de envío, con un formato plano. Si se quiere, se puede abrir el archivo form.html para aplicar un estilo CSS o añadir más campos de entrada y área de texto.
– En el menú Ejecutar (Run), elegir doGet y autorizar el script. Necesita estos permisos ya que el formulario se carga de archivos en Google Drive.
– Luego seleccionar Implementar como aplicación web (Deploy as Web App) en el menú Publicar (Publish). Hacer clic en Guardar nueva versión (Save New Version), seleccionar Cualquier persona, incluso anónimos (Anyone, even Anonymous) desde el menú desplegable y hacer clic en el botón Implementar (Deploy).
– El script ofrecerá ahora una URL del formulario que cualquier persona puede utilizar ahora para subir archivos a Google Drive.
Esta es una versión básica, pero puede ser aún mayor a través de Apps Script. Por ejemplo, se puede optar por guardar los datos del formulario en una hoja de cálculo de Google, junto con las direcciones URL de los archivos subidos. El script incluso puede enviar por correo electrónico los archivos cargados como archivos adjuntos.
