En el auge de la digitalización, los procesos internos de las empresas se están transformando y renovando. Dos de las consecuencias más directas es la digitalización de los documentos y las firmas electrónicas. Además, a raíz de la pandemia de Covid-19, en la que eliminar las citas en persona se ha vuelto una prioridad, cada vez son más las empresas e individuos que están implementando estas tecnologías.
Este tipo de herramienta hace posible la firma remota por las partes implicadas sin importar dónde se encuentren ubicadas, permitiendo firmar documentos donde y cuando sea necesario sin necesidad de acceso a ordenadores o impresoras.
Qué es la firma electrónica
Pero, ¿de qué se trata la firma electrónica? La firma electrónica se asemeja a la firma manuscrita y se le otorga la misma validez que en papel. Aparece como imagen en el documento y, al igual que la firma tradicional, la firma electrónica también supone una “aceptación oficial” del documento.
Ahora más que nunca, los profesionales buscan formas de minimizar su tiempo en gestiones y los clientes demandan más flexibilidad. El simple hecho de eliminar las tareas de imprimir documentos, firmar a mano, escanearlos y enviarlos resulta un ahorro importante de tiempo, papel y trámites. La firma electrónica reduce considerablemente el tiempo de ejecución de las tareas y permite a los profesionales dedicarse a sus tareas más prioritarias.
Otra importante ventaja es la transición hacia un entorno sin papel. La firma electrónica permite disminuir una considerable cantidad de papel que, en muchas ocasiones, acaba también destruido.
¿Cómo funciona el eSign?
La herramienta digital eSign de Smallpdf es una solución ‘todo en uno’, pues en la misma plataforma es posible convertir documentos en los formatos que desees, comprimirlos, unirlos, separarlos, entre otras funciones. Lo cual resulta muy útil en el caso de que el documento a firmar esté en otro formato y se deba convertir en primer lugar.
El procedimiento para la firma es tan simple como subir el documento para firmar, seleccionar la opción “Crear firma” que aparece en el menú de la derecha y dibujar la firma manualmente. Con tan sólo arrastrarla y soltarla en el documento, ¡ya está insertada! Para terminar, simplemente hay que clicar en “finalizar y firmar” y descargar el documento.
Funciona desde cualquier navegador y desde cualquier dispositivo, ya sea ordenador, móvil o tablet. Al realizarse desde los servidores de Smallpdf, no hay necesidad de descargar ningún programa ni ocupa espacio en el dispositivo del usuario. La herramienta también permite solicitar firmas de otras partes, lo cual resulta sumamente conveniente cuando se trata de trámites o gestiones a distancia.
La seguridad y privacidad es un aspecto de esta revolución digital que más preocupa a los usuarios. Los documentos suelen estar en el servidor, durante 1h, aunque en el caso de la herramienta Esign permanecen durante 14 días dada la necesidad de compartir el documento entre los firmantes. Además, las transferencias están protegidas con una encriptación SSL de 256 bits.
El Esign de Smallpdf se trata de una herramienta completamente gratuita, aunque existe también la posibilidad de una suscripción ‘Pro’, la cual permite acceso al sellado digital, donde se incluye la marca de tiempo LTV (validación a largo plazo) y la firma queda verificada. La cuenta Pro también permite guardar las firmas para acceder de forma ilimitada a este servicio. Importante, eso sí, consultar con las leyes locales con respecto a las regulaciones en cuanto a la firma electrónica.
En conclusión, la confluencia entre la firma electrónica y el software de gestión de documentos presenta grandes ventajas. Optimizan la eficiencia de la gestión y administración documental, ahorrando una importante cantidad de tiempo y trabajo. Si las empresas la implementan adecuadamente, la firma electrónica puede proporcionar un gran valor.
