Office 365 es el paquete de suscripción de Microsoft diseñado para productividad y colaboración. Por lo tanto, las herramientas de Office que obtengas, dependerán del nivel de paquete que elijas. Seguramente ya estás familiarizado con Word o PowerPoint, así que exploremos otras cinco herramientas comerciales de Office 365, que facilitan la colaboración en equipo:
1- Skype for Business
El Skype Empresarial anteriormente se conocía como Lync. Hoy, Lync es un programa separado del Skype, que es la principal solución de mensajería y reuniones empresariales de Microsoft. Con él, podemos comunicarnos a través de texto, audio y video. Incluso podemos realizar una llamada con hasta 250 personas, independientemente de si pertenecen a tu organización.
Hay muchas alternativas de Skype, sin embargo, Skype for Business se integra tan bien con el resto del paquete de Office 365, que no tiene sentido no usarlo.
Una idea para usar Skype for Business de manera efectiva:
Al programar una reunión en Outlook, andá a Cita> Reunión de Skype para incrustar automáticamente un enlace en el que las personas puedan hacer clic para conectarse.
Una vez en la reunión, podés hacer clic en el icono Presentar para mostrar tu escritorio, una presentación de PowerPoint o incluso iniciar una encuesta. También podés hacer clic en el ícono de puntos suspensivos> Iniciar grabación para guardar todo el audio y video de la reunión.
2- Microsoft OneNote
Si querés mejorar la toma de notas, OneNote es la solución perfecta para vos. Podés escribir notas, dibujar, tomar capturas de pantalla, grabar audio y mucho más. Es diferente a un procesador de textos como Word. OneNote funciona más como un anotador, lo que te permite recopilar tus notas en todas las aplicaciones.
Una idea para usar Microsoft OneNote de manera efectiva:
Usá la pestaña Dibujar para grabaciones visuales, o las opciones Insertar> Grabar audio/video. Incluso te ayudará a transcribir el texto almacenado en una imagen. Simplemente hacé clic con el botón derecho en la imagen, y hacé clic en Copiar texto de la imagen.
3- Microsoft OneDrive
Si solés enviar archivos por correo electrónico a colegas, o subirlos a sitios de intercambio de archivos, es hora de detenerte y usar OneDrive. Es un servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox y Google Drive, que permite cargar archivos y acceder a ellos desde cualquier lugar.
Subir un archivo individual o un grupo de archivos en OneDrive, es tan simple como Cargar> Archivos o Carpeta, respectivamente. Alternativamente, andá al menú desplegable Nuevo para crear inmediatamente cosas como un documento de Word o un libro de Excel.
Si bien no funciona como una solución de copia de seguridad completamente desarrollada, OneDrive sí tiene historial de versiones. Hacé clic con el botón derecho en un archivo, y hacé clic en Historial de versiones para ver los cambios recientes en tu archivo, desde donde podés retroceder a una versión anterior.
Una idea para usar Microsoft OneDrive de manera efectiva:
Para una organización, quizás la función más útil es poder compartir un archivo con sólo un clic. Hacé clic con el botón derecho en un archivo, y elegí la opción Compartir.
Desde aquí podés usar el menú desplegable para compartir el archivo con cualquier persona de tu organización o personas específicas determinadas a través de la dirección de correo. También podés crear un enlace compartible, o incrustarlo directamente en Outlook.
4- Microsoft SharePoint
En términos generales, SharePoint es una intranet en la nube que permite a los equipos crear páginas para sí mismos y para el resto de la empresa.
SharePoint es capaz de hacer mucho, y depende de un equipo de TI sólido para implementarlo bien y darle una estructura decente. No es tan fácil de usar como algunas de las herramientas más nuevas de Microsoft, pero puede ser realmente potente, especialmente cuando te encontrás en una organización grande que tiene problemas para compartir información.
Una idea para usar Microsoft SharePoint de manera efectiva:
Sharepoint es un sistema completo de administración de contenido. Usalo como una wiki, o como un micrositio informativo sobre tu equipo o sobre lo que están trabajando. Pueden configurarse con integraciones como encuestas o formularios de contacto, junto con el almacenamiento y el intercambio de archivos.
Podés crear la página de inicio de la intranet de tu organización que reúna documentos, correos electrónicos, fuentes (noticias, o lo que quieras), videos y más. Cargá los materiales de capacitación, etiquetá tus archivos con metadatos, y mantené a todos involucrados con las notificaciones en la PC y los dispositivos móviles.
5- Microsoft Teams
Slack tomó al mundo por sorpresa, pero Microsoft no descansó en sus laureles. En cambio, luchó para lanzar Teams. Mientras que Teams se parece mucho a Slack en la superficie, en realidad es más que eso. Combina el chat y las aplicaciones comerciales de Office 365 para crear un centro de colaboración.
Se pueden crear canales diferentes temas de discusión, y los miembros de tu equipo pueden conversar de forma rápida y sencilla entre ellos. Las conversaciones se pueden enhebrar para evitar que las personas hablen entre sí. Se pueden enviar emojis, gifs y memes personalizados para que todo sea más divertido.
Una idea para usar Microsoft Team de manera efectiva:
Microsoft Teams integra todo, desde Word hasta OneNote o Power BI. Por ejemplo, podés cargar un documento en Teams y hacer que las personas comenten y colaboren sin abandonar la plataforma. O podés usar Planner para mantenerte actualizado con todo el trabajo de tu equipo, asignando tareas y borrando listas para hacer a medida que avanzan.
Aún mejor es la capacidad de utilizar API de terceros o utilizar sus plataformas. Por ejemplo, podrías tener un feed de Twitter automáticamente actualizado dentro del área de tu equipo, que es el tipo de bot con el que los usuarios de Slack podrían estar familiarizados. Los equipos también pueden integrarse con aplicaciones como Trello, lo que significa que pueden usar el servicio sin abandonar el entorno de Teams.
