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martes 24 de noviembre de 2020
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Zoom: guía para principiantes (Parte II)

Ver Parte I

Reuniones seguras y protegidas

El uso de Zoom se ha disparado en los últimos meses, ya que las personas que se quedan en casa usan su versión gratuita para mantenerse en contacto con amigos, familiares y compañeros de trabajo. Pero si bien Zoom ya incluía algunos métodos que podrían usarse para proteger las reuniones, esas funciones podrían ser difíciles de encontrar, especialmente si no habías usado la aplicación antes. Debido a esto, las reuniones comenzaron a ser interrumpidas por intrusos no deseados que deliberadamente causaban interrupciones, a menudo de formas desagradables.

En respuesta a estas violaciones de seguridad, la plataforma ha implementado medidas de seguridad adicionales. Por ejemplo, habilitar automáticamente salas de espera virtuales y contraseñas para cuentas en sus niveles gratuitos.

Tener que lidiar con contraseñas y salas de espera virtuales puede hacer que la interfaz sea un poco menos amigable, pero también significa que es menos probable que alguien que no conoces aparezca en tu reunión familiar. Entonces, si está usando la versión gratuita de Zoom, aquí hay algunas formas de mantener sus reuniones seguras:

Utiliza una identificación y contraseña de reunión únicas

Zoom ahora agrega automáticamente contraseñas a las cuentas, y esas contraseñas se pueden incrustar en los enlaces a las salas personales de las personas. Por ejemplo, si vas a tu perfil de Zoom y buscas el enlace de tu «reunión instantánea», verás que contiene tanto tu ID de reunión personal como, inmediatamente después, la contraseña de la reunión. Cualquier persona a la que le envíes ese enlace podrá acceder de inmediato a tu reunión sin tener que publicar una contraseña por separado. Por supuesto, publicar ese enlace públicamente anulará cualquier seguridad que la contraseña pueda haber proporcionado.

Entonces, si estás creando una reunión para más de un par de amigos, probablemente sea una buena idea no usar tu ID de reunión habitual, y generar una contraseña separada. Para hacerlo usando la interfaz web:

  • Desde la página principal de Zoom, haz clic en «Mi cuenta» en la esquina superior derecha y luego clic en «Programar una reunión»
  • Si lo deseas, puedes ingresar un tema y una descripción de la reunión. Ingresa la fecha, hora y duración de tu reunión. (Si estás en el plan gratuito, tienes 40 minutos).
  • Busca «ID de reunión» y selecciona «Generar automáticamente». Esto generará una identificación única para esa reunión en lugar de utilizar tu identificación de reunión habitual.
  • Asegúrate de que la opción «Requerir contraseña» esté marcada. Zoom generará una contraseña aleatoria, pero también puedes crear la tuya propia.
  • Debajo de eso, asegúrate de que «Habilitar sala de espera» esté marcado (es una buena idea no marcar «Habilitar unirse antes que el anfitrión», ya que eso permitiría a los participantes entrar en la reunión antes que tu).
  • Haz clic en «Guardar»
  • Esto te llevará a la página de reuniones donde verás todas las opciones para esa reunión. A mitad de camino, puedes hacer clic en «Copiar la invitación» para poner toda la información en tu búfer y enviarla a los participantes. Cuando estés listo, haz clic en el botón azul «Iniciar esta reunión».

Si estás utilizando la aplicación Zoom:

  • Haz clic en «Programar»
  • Se te ofrecerán esencialmente las mismas selecciones que en la aplicación web. Si deseas asegurarte de que la sala de espera esté habilitada, haz clic en «Opciones avanzadas» en la parte inferior de la página.
  • Haz clic en el botón azul «Programar»
  • Se te ofrecerá la oportunidad de incluir la reunión en tu calendario. Después de eso, volverás a la ventana principal. La reunión programada estará a la derecha; si lo deseas, puedes hacer clic en los tres puntos a la derecha de tu nombre para realizar cambios o copiar la invitación en el búfer para enviarla a los participantes.

Utiliza la sala de espera virtual

Igual, o incluso más útil, es la sala de espera virtual. Esto te permite ver a todos antes de que tengan acceso a la reunión. A continuación, puede dejarlos entrar o no.

Cuando cada participante haga clic en tu enlace, se le pedirá que espere, mientras recibirás una notificación que te informa que alguien ha entrado en la sala de espera. Puedes admitirlos inmediatamente, o hacer clic en «Ver sala de espera».

Luego, una barra lateral te mostrará a todos los que están esperando para ingresar a la reunión; entonces puedes admitirlos, sacarlos de la sala de espera (y de cualquier posibilidad de ingresar a la reunión), o enviarles un mensaje.

Tener que aprobar a todos los que quieran unirse puede ser molesto, especialmente si esperas a muchas personas, pero garantizará que cualquiera que se presente en tu reunión esté realmente invitado.

Bloquear, no compartir, sacar de la reunión

Hay otras características de seguridad que puedes aprovechar para protegerte a tí mismo y a los demás participantes.

Si sabes exactamente quién pertenece a tu reunión y están todos allí, puedes bloquear la reunión haciendo clic en el enlace «Seguridad» en la parte inferior de la pantalla seleccionando «Bloquear reunión». Una vez que lo hagas, incluso alguien que tenga la identificación y la contraseña de la reunión no podrá ingresar.

Con el mismo menú, también podría ser una buena idea (especialmente si estás celebrando una reunión con muchas personas), desmarcar la selección «Compartir pantalla». Si por mala suerte se permite que alguien que quiera interrumpir la reunión comparta su pantalla, puede hacer las cosas extremadamente incómodas para el resto de los participantes. (Si en algún momento, un participante tiene una necesidad legítima de compartir su pantalla, puedes volver a habilitar la opción para compartir en cualquier momento).

Si un participante comienza a portarse mal pero no necesariamente quieres echarlo (o si quieren discutir lo que le van a regalar para su cumpleaños), puedes volverlo a poner en la sala de espera. Haz clic en el icono «Administrar participantes» en la parte inferior de la pantalla, busca el nombre del participante en el panel lateral resultante, y luego haz clic en «Más»> «Poner en sala de espera». El participante ya no tendrá acceso a la reunión; en efecto, volverá a estar en la sala de espera hasta que decidas dejarlo regresar.

Por supuesto, puedes expulsar a alguien de la reunión por completo utilizando el mismo menú desplegable y haciendo clic en «Eliminar». Si esto se vuelve necesario, podría ser una buena idea bloquear la reunión para que no puedan intentar volver a entrar.

Ver Parte III

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