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jueves 22 de octubre de 2020
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Herramientas para facilitar la transición del trabajo de la oficina a casa (Parte 2)

Parte 1

A medida que el brote de coronavirus continúa y se expande, las organizaciones piden a los empleados que trabajen desde casa en la medida de lo posible. Para algunos, esto puede significar descubrir lagunas en tus stocks de herramientas. Con eso en mente, Poynter compiló una lista de herramientas que pueden ayudar a abordar las diferentes necesidades para mantenerse conectado y efectivo en el trabajo:

 

Documentación

Lo más probable es que ya tengas un repositorio de documentación existente, un sistema para rastrear información a la que todos necesitan acceder. Si no, esta es una oportunidad para crear uno. Incluso cuando estés de vuelta en la oficina, es valioso tener un lugar confiable para la información cuando las personas tienen preguntas. Almacena las prácticas de tu equipo, las presentaciones de proyectos, las retrospectivas, las notas de las reuniones y las ideas de ideas en un lugar predecible, y todos en tu organización se beneficiarán, ya sea de forma remota o no. Estas herramientas lo ayudarán a ordenar tu casa de documentación.

 

Google Docs – Procesamiento de textos, documentos, hojas de cálculo

Google Docs a menudo se considera un Microsoft Word online. Si bien está basado en un procesador de textos, realmente se ha convertido en mucho más que un clon de Word. Ahora se ha convertido en la herramienta de documentos digitales de facto. En esencia, su funcionalidad es bastante simple, y debería ser familiar para cualquiera que haya usado un procesador de textos. Sin embargo, debido a su conexión con toda la línea de productos de Google Drive, incluidas las Hojas de cálculo y las Diapositivas, Google Docs puede importar datos, gráficos y tablas de esos productos. También puede ejecutar scripts personalizados.

Si ya utilizaste un procesador de textos, no deberías tener problema para comenzar a hacer un documento en Google Docs. Google Docs forma parte de Google Drive, donde puedes organizar documentos, hojas de cálculo y diapositivas de diferentes maneras. Terminas creando tu propio sistema de archivos en tu Google Drive, a diferencia del sistema de archivos de tu computadora.

Costo: gratis para todos los usuarios de G Suite.

 

Coda – Documentación y gestión de proyectos

Coda es un sistema de documentación que tiene como objetivo reunir múltiples hilos. El valor único en Coda es la capacidad de tener diferentes tipos de archivos en un espacio. Tus diapositivas, hojas de cálculo y tablas pueden vivir dentro del mismo documento, en lugar de tener que moverte entre diferentes productos. Esto es más útil si tienes diferentes recursos que necesitas reunir mientras trabajas en un proyecto.

Costo:
Coda ofrece un sistema de plan escalonado. La versión gratuita incluye editores y creadores de documentos ilimitados, visores ilimitados, tamaño de documento limitado, bajas cuotas de automatización, integraciones limitadas (aunque no son herramientas comunes que probablemente necesites), un historial de versiones de 7 días, colaboración en tiempo real, carpetas ilimitadas y apoyo comunitario.

 

Notion – Documentación y gestión de proyectos

Notion es un recién llegado a menudo visto como un competidor de Google Docs. Realmente, trata de fusionar herramientas tan diversas como Evernote, Trello y Airtable en una sola. Notion permite crear y organizar documentos que pueden hacer mucho más que procesar palabras. Los documentos en Notion pueden incluir listas de tareas, calendarios, bases de datos y más. Si necesitas un lugar para organizar documentos y administrar tareas que surgen de esos documentos, Notion puede ser una solución integral para esos problemas.

Costo:
Tiene un sistema de precios escalonado. La versión gratuita ofrece miembros e invitados ilimitados, 1.000 «bloques» (secciones de contenido) y 5 MB de almacenamiento de archivos.

 

Evernote – Documentación

Evernote tiene una larga historia como aplicación para tomar notas personales. Durante mucho tiempo ha permitido a los usuarios escribir notas, recopilar información de la web y organizar la información con un sólido sistema de etiquetado y categorización, lo que la convierte en una herramienta de investigación muy popular. Algunos pueden no saber que Evernote también tiene funciones de colaboración, aunque tienen costo. El plan de negocios de Evernote tiene una característica llamada Espacios, que recopila notas y documentos del equipo en un formato similar a Drive.

Costo:
Evernote tiene un sistema de precios escalonado. La versión gratuita incluye capacidades completas para tomar notas, así como etiquetado y búsqueda, sin compartir notas.

 

Gestión de proyectos

Las herramientas para la gestión de proyectos abarcan desde plataformas simples que gestionan un componente, hasta productos a gran escala que abordan una amplia gama de funcionalidades que pueden ser necesarias en una organización.

 

Trello – Gestión de proyectos

Trello es un práctico sistema visual para organizar el trabajo a realizar con tarjetas y listas. Permite crear un flujo de trabajo para tu equipo, en el que los elementos se pueden mover rápida y fácilmente según tu estado. Trello también ha introducido reglas e integraciones que pueden ayudar a mantener manejable tu estructura organizativa. También tiene plantillas en caso de que necesites algunas ideas sobre cómo puede aprovechar al máximo tu funcionalidad.

Costo:
Trello tiene un sistema de precios escalonado. La versión gratuita incluye tableros personales ilimitados, tarjetas ilimitadas, listas ilimitadas, un límite de carga de archivos de 100 MB, 10 tableros de equipo y automatización limitada.

 

Airtable – Gestión y organización de datos

La mejor manera de pensar en Airtable es como una hoja de cálculo con superpoderes. Con Airtable, puedes organizar los datos en un formato tabular familiar, pero luego pueden transformarse en tableros, calendarios y galerías visuales tipo Trello. Puedes configurar formularios personalizados que alimentarán la entrada del usuario en tu base de datos Airtable. Para los usuarios profesionales, Airtable tiene «Bloques», que agregan funcionalidad de complemento adicional a las tablas, como geocodificación, gráficos e incluso una forma de diseñar páginas web basadas en los datos de tu tabla.

Costo:
Airtable tiene un sistema de plan escalonado. La versión gratuita incluye bases ilimitadas, 1.200 registros por base, 2 GB de espacio de archivos adjuntos por base y dos semanas de historial de revisiones.

 

Range – Gestión de proyectos

Range aborda el trabajo de saber quién está haciendo qué y dónde están los equipos en términos de objetivos. Range facilita la planificación de tareas individuales y los registros de equipo con horarios y beneficios de una amplia gama de integraciones con aplicaciones que probablemente utilizarán, como Slack, Google Drive, Calendar, Trello y Github.

Costo:
Gratuita para equipos de hasta 10 personas. Son $ 14 por mes por cada compañero de equipo adicional.

 

Monday – Documentación y gestión de proyectos

Monday es un sistema organizado en tableros para administrar proyectos y flujos de trabajo. Las integraciones se conectan a aplicaciones que ya puedes estar utilizando. Las diferentes vistas, como la carga de trabajo y los plazos, presentan el estado del trabajo de manera útil, lo que facilita la medición de lo que se está haciendo y cuándo. La funcionalidad se puede automatizar con rutinas de automatización sin código que pueden optimizar las tareas.

Costo:
Tienen un sistema de precios escalonado, en el que los costos se basan en la cantidad de usuarios. El plan básico, que es de USD 39 para cinco usuarios por mes, ofrece tableros ilimitados, 20 tipos de columnas, una vista Kanban, formularios integrados, 5GB de almacenamiento y un registro de actividad de una semana.

 

Los últimos dos elementos en esta lista son plataformas de administración de proyectos bastante robustas que pueden ser más de lo que está buscando si solo está tratando de abordar las brechas provisionales en tu flujo de trabajo. Pero si estás listo para evaluar plataformas de gestión de proyectos más intensivas, estas son opciones todo en uno para que consideres:

 

Asana – Documentación todo en uno, gestión de proyectos y plataforma de comunicación

Asana es una plataforma de gestión de proyectos a gran escala que puede abordar una variedad de aplicaciones en marketing, ventas, operaciones, productos y diferentes necesidades de gestión de flujo de trabajo. Es difícil describir sucintamente toda tu funcionalidad, ya que Asana aborda múltiples espacios de gestión de proyectos. Abarca gran parte de la funcionalidad de una combinación de los productos anteriores, incluida la comunicación, la gestión de tareas, los horarios, el flujo de trabajo del proyecto y más.

Costo:
Asana tiene un sistema de precios escalonado. La versión gratuita incluye gestión de tareas; vistas de lista, tablero y calendario; cesionarios y fechas de vencimiento; hasta 15 compañeros de equipo e integraciones de aplicaciones.

 

Basecamp – Plataforma de comunicación, gestión de proyectos y documentación todo en uno

Basecamp promete resolver todas tus principales necesidades de herramientas en una solución integral. En Basecamp se crean proyectos, y dentro de los proyectos, puedes crear listas de tareas, asignar tareas, enviar anuncios a los miembros del equipo, programar reuniones, compartir documentos e iniciar conversaciones grupales. Basecamp enfatiza fuertemente la naturaleza asincrónica del trabajo remoto. Si estás buscando una solución que te permita trabajar con personas en diferentes horarios, en diferentes lugares, con diferentes capacidades de comunicación remota, Basecamp es una solución particularmente interesante.

Costo:
La suscripción cuesta 99 dólares por mes para usuarios y proyectos ilimitados.

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