miércoles 13 de diciembre
Interesante

Adelanto de “La fábrica de tiempo”, de Martina Rua y Pablo Martín Fernández


Queremos poder hacer lo que nos gusta, pero nuestras múltiples obligaciones parecen impedirlo. La revolución industrial prometió que las máquinas traerían consigo jornadas laborales de menos horas y más tiempo para el ocio. Sin embargo, en plena era digital, seguimos trabajando más de ocho horas por día. Entonces, ¿cómo generar un cambio?

Este libro presenta un abordaje novedoso frente al manejo del tiempo, con las últimas tendencias a nivel colaborativo, que te orientarán para ponerte en movimiento y transformar tu vida. ¿Cómo priorizar tareas y administrar mejor los ciclos de energía? ¿Cómo hacer las cosas de todos los días de una manera más provechosa? ¿Cuáles son los obstáculos que debemos sortear para emprender eso que siempre relegamos y consideramos esencial? ¿Cómo desarrollar una marca personal? ¿Cómo tejer alianzas con colegas? ¿Por qué la paternidad nos vuelve más eficientes?

A continuación un fragmento, a modo de adelanto:

El manejo de las falsas urgencias

En LFDT no nos vamos a casar con ninguna técnica, pero sí te va­mos a presentar varias. Hoy una de las mecas a la hora de organi­zarte es Getting Things Done9 (algo así como “lograr que las cosas se hagan”), el sistema presentado por el ya nombrado David Allen en su libro homónimo de 2001. Él recomienda algo muy simple cuando surge una tarea: si demanda menos de dos minutos hay que hacerla en el momento. Este es una especie de desvío, que reco­mendamos, en su sistema muy estricto basado en cinco pasos por los que debe pasar una tarea: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Más allá de eso aquí nos cruzamos con un problema de fondo. El principal arte está en reconocer lo que es urgente y en esto es clave la lectura que hacemos de las ansiedades de terceros, sin ge­nerar tensiones. Para lo que llamamos falsas urgencias es muy útil ver cómo nos relacionamos con la tecnología (ver más en “El arte de despegarse del celular”).

Supongamos que estamos en los pasos finales de un proyecto y nos llega un pedido urgente para resolver en ese momento. Lo que debemos hacer en ese punto es realmente sopesar si es así. Si no lo es, e intentamos generar una cultura de cumplir con los deadlines, podemos explicar que si hacemos eso ahora, podemos retrasarnos con el proyecto prometido, pero que podemos resolverlo para un día determinado. Quizá al principio esto genera problemas, porque posiblemente esa persona crea que nos vamos a olvidar o que no lo haremos, pero a medida que vamos cumpliendo nuestras promesas, gracias al orden que vamos generando, nos creerán y las urgencias se reducirán.

Era el día en el que con Pablo habíamos acordado la entrega de dos capítulos de este libro. Yo ya estaba atrasada, recién llegada de un viaje que me había dejado varada en una escala por 24 horas. Llegué a casa dispuesta a com­pletarlo cuando sonó el teléfono: me ofrecían escribir una nota de tapa de suplemento de do­mingo (algo que en mi trabajo es una gran oportunidad) de un día para el otro. Entonces la disyuntiva: ¿Dejar todo y escribir los 18.000 caracteres de la nota o cumplir con el deadline comprometido? Creo que en estos casos no hay algo correcto, sino que hay decisiones que tomar. Mi decisión nos involucraba a los dos y al compromiso asu­mido. Cuando la vida cotidiana se desordena (hijos con fiebre, demoras en el tren, un caño roto, una mala esti­mación de tiempos o hasta temas más complejos de la vida personal), hablar con sinceridad, compartir preocu­paciones, redefinir entregas y seguir adelante paso a paso es la manera que encontré para lidiar con los imprevistos. En este caso, pude escribir la nota, que me dio gran sa­tisfacción publicar, y unos días más tarde entregué el capítulo.

 

La técnica del tomate

En el mundo de herramientas para “hacer las cosas” (Getting things done) hay muchas opciones para mejorar la productivi­dad de tu trabajo. Una opción que muchos usan es la técnica Po­modoro.

El corazón del concepto es simple:

  • Usar un timer de cocina, puede ser el típico tomate (de ahí el nombre), para trabajar en una tarea durante 25 minutos sin interrupciones.
  • Luego tomarse 5 minutos para descansar y volver a empezar.
  • Cada cuatro “Pomodoro” tomarse un break más largo.

 

La técnica tiene un inventor, Francesco Cirillo, que se ocupa de mantener un ordenado site sobre el concepto. Allí pueden encon­trar más información y, también, comprar el tomate. Por supuesto que no hace falta usar el timer “oficial”. Probamos la técnica con algunas apps para Android y iOS. Busquen “Pomodoro Technique” en Google o las tiendas de esos sistemas y van a encontrar todo lo que necesitan para empezar.

Yo uso Brain Focus, es híper simple y lo único que hace es llevar un registro de cuántos intervalos de 25 minutos acu­mulo. Probé otros como Pomodroido o Forest (donde se mueren los arbolitos si te distraés), pero la que sobrevive en mi celu sigue siendo la más simple.

Yo uso “Strict Workflow”, anteriormen­te “Strict Pomodoro”, en mi navegador para bloquearme el acceso a sitios ten­tadores mientras tengo una sesión de trabajo que prolongué de 25 a 30 mi­nutos. Como trabajo mucho en la com­pu creo que junto con lograr enfocarse es la herramienta clave para mi día a día.MÉTODOS Y TÉCNICAS PARA IMPULSAR LA PRODUCTIVIDAD

 

EJERCICIO

 Probá la técnica Pomodoro como viene de fábri­ca: 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Hace­lo en serio, sin interrupciones, y fijate cómo vas enfocándote y logrando hacer tareas que debías desde hace días. Luego adaptalo al tiempo que te venga mejor y llevalo, si querés, a tu navegador para bloquear el acceso a sitios tentadores.

Seinfeld al rescate

Es difícil llegar a la fuente de este método, pero Internet dice que el actor y guionista Jerry Seinfeld está detrás de esta técnica simple. ¿Cuál es la idea de base? Generar rutinas.

Es decir que si quiero escribir este libro y avanzar sin parar, debo generar la rutina de escribir en él todos los días de manera encadenada. Si escribo cinco días, encadeno esos días y si un día no puedo escribir, pierdo mi récord. Ahora deberé trabajar más de cinco días para recuperar la cadena que había construido. Este mé­todo se lleva bien con los calendarios grandes en los cuales se ve un mes a simple vista (y de hecho en Internet se consiguen estos pro­ductos para atender al método lo mejor posible).

Una opción intermedia que los puristas de este método denos­tarán, pero te puede servir, es la idea de que la cadena no sea dia­ria, sino semanal o día por medio. Por ejemplo, si tengo que hacer reportes semanales, debo agendarme ¡hacerlo todos los miércoles! e ir encadenándolos. Para esto, ya que el calendario en papel pue­de dejar de ser útil, se pueden usar apps o servicios web como Coach.me, Good Habits, Chains.cc o Habitica.

Evitá el multitasking, buscá el flow

La idea es que trabajes de una manera más inteligente, no que tra­bajes más. En las últimas décadas nuestra cultura hizo un culto al multitasking, la capacidad de hacer varias cosas a la vez, el pro­blema está en que esto no funciona. Luego de años de estudios, queda claro que nuestro cerebro trabaja mejor cuando está ha­ciendo sólo una cosa. Según la Asociación Estadounidense de Psicología11: “aunque esto no debería sorprender a nadie que haya hablado por teléfono mientras revisaba su casilla de mails o ha­blado por celular mientras manejaba, el problema detrás de esto puede ser un shock. Los psicólogos que han estudiado qué suce­de en el proceso cognitivo (procesos mentales) cuando las perso­nas quieren hacer más de una cosa a la vez han encontrado que la mente y el cerebro no están diseñados para hacer múltiples tareas al mismo tiempo”.

Si bien la psicología y neurociencia hicieron grandes investiga­ciones al respecto, vos lo podés comprobar fácilmente. Probá hacer una tarea con foco absoluto durante una hora y luego hacé otra por el mismo período de tiempo y luego otra. A lo largo de tres horas vas a tener un resultado que seguramente es mejor que hacer esas tres tareas a la vez a lo largo de esas tres horas. Una vez que te das cuenta, no te olvidás más.

Eso no quita que puedas hacer muchas tareas a lo largo de un día, pero lo ideal es empezar y terminar una no sólo por el hecho en sí de que terminarás el día con más actividades completas, sino porque cada vez que terminás una tarea, aunque sea pequeña, te genera entusiasmo. Técnicamente, tu cerebro libera dopamina, que te hace tener más foco para la tarea que le sigue. Así se genera un círculo virtuoso que da recompensas al estar enfocado.

Por el contrario, si dispersas tu atención en distintas tareas a la vez no sólo al final del día tendrás menos hecho, sino que además tendrás una sensación de vacío porque no terminaste nada. Sabemos que esto es difícil en un mundo diseñado para interrumpirte y en el que las personas orquesta muchas veces son vistas como superiores por hacer mil cosas al mismo tiempo. Tenemos que tratar de evitar caer en esta trampa. Como te decíamos en el primer capítulo: si lo­grás dedicarte a una cosa a la vez tendrás un superpoder. Pensá que según la Universidad de California tardamos un promedio de 23 minutos en volver a una tarea luego de que fuimos interrumpidos.

En el otro lado de esta tendencia está el flow, este concepto de la psicología positiva apunta a un estado en que la persona está to­talmente inmersa en la tarea que está realizando absorta de lo que su­cede a su alrededor. El impulsor de este concepto es el psicólogo hún­garo Mihaly Csikszentmihalyi que explicó, en 1996, en la revista Wired que “el flow es estar completamente inmerso en una actividad. El ego desaparece. El tiempo vuela. Toda acción, movimiento y pen­samiento sigue inevitablemente al anterior, como estar tocando jazz”. La persona está envuelta en eso y usa sus capacidades al máximo. Si te gustan las películas quizá viste “La red social”, el film sobre el na­cimiento de Facebook, donde se muestran desarrolladores que no de­ben ser interrumpidos porque se hallan ensimismados en lo que es­tán haciendo. En otro ámbito, muchos artistas y escritores se encierran para tener foco durante un lapso determinado. Thomas Mann, por caso, se encerraba en su estudio desde las nueve hasta el almuerzo, y con ese foco logró escribir su exitosa novela La montaña mágica.

Otro punto clave es reducir la ansiedad cuando sentimos que nos estamos perdiendo algo. Esto es central en un contexto en el

que a esta condición natural se le suma el incremento de la posi­bilidad de “estar” al tanto de más actividades vía social media. El “fear of missing out” fue tratado en varios estudios. Esta sensa­ción que, por su sigla en inglés, FoMo, ya forma parte del diccio­nario Oxford. “Las redes sociales han hecho mucho más fácil que nunca saber el rango de actividades online y offline de las que po­demos participar. El lado positivo de esto es que nos provee una multitud de oportunidades de interacción, pero por el otro nos muestra más opciones de las que realmente podemos realizar, por restricciones prácticas o tiempo limitado. Esta naturaleza doble de las redes sociales ha generado impulso al ‘miedo a perdértelo’. Se define como una ‘persuasive aprehension’ (aprehensión persuasi­va) que implica que otros pueden estar teniendo experiencias in­teresantes de las que uno no participa. El FoMo se caracteriza por la ansiedad de estar continuamente conectado con lo que los otros están haciendo, dice un paper escrito por investigadores de Inglaterra y Estados Unidos”

Como dice el tecnólogo Benedict Evans: “por día se produce más contenido del que podrías consumir en toda tu vida”. Esto, que ya con las computadoras de escritorio o notebooks era un pro­blema, ahora con el peso de los celulares o hasta relojes conectados se vuelve aún más importante.

Efecto dominó

Mientras que el método Seinfeld apunta a generar un encadenamien­to de actividades un día tras otro, muchos días suelen presentarse como una serie de actividades conectadas que dependen entre sí más de lo que parece. James Clear, autor de Transform Your Habits (Transformá tus hábitos) se refiere a esto como “efecto dominó”. Para Clear, el movimiento de una pieza hace toda la diferencia de cómo se mueven las demás.

Es bastante fácil encontrar este tipo de patrones en nuestra vida. Por ejemplo, está el que sale a correr temprano y luego al­muerza más liviano, los que hacen una llamada pesada y luego se sacan de encima otras más livianas, y los que, tras ordenar su habi­tación, toman envión y siguen por alguna cajonera del baño o de la cocina. Seguramente les pasó esto más de una vez.

Según BJ Fogg, especialista en cambio de comportamiento hu­mano de la Universidad de Stanford, cuando nos comprometemos con una meta, por más pequeña que sea, tendemos a cumplirla por­que la vemos alineada con “la persona que queremos ser” y la ima­gen que reflejamos. Pero atención, porque el efecto dominó se mantiene para los hábitos negativos. No podemos nunca cambiar sólo un hábito para bien y para mal. “Nuestros comportamientos están siempre interconectados, cuando se cambia sólo uno, otros a su alrededor cambian a la vez”, dice Fogg.

La fábrica de tiempo
Con técnicas, ejercicios y ejemplos concretos, este libro te invita a buscar un equilibrio entre todos los aspectos de tu existencia. Martina Rua y Pablo Martín Fernández, especialistas en productividad, proponen hackear tu vida con herramientas novedosas para adueñarte de tu tiempo y disfrutar más de todo lo que te hace feliz.
Publicada por: Conecta
Fecha de publicación: 11/01/2017
Edición: 1a
ISBN: 9789871941414
Disponible en:Libro de bolsillo

 

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